ファイル共有、管理の課題に対するBoxの解決方法
従来のファイル単位でのコミュニケーションでは、ファイルサーバやPPAP※（パスワード付きZIPファイルをメールに添付し送信、パスワードを後から送信するデータの受け渡し方法）が主に利用されてきました。
※ まだパスワード付きZIPファイルを添付していますか？～PPAP廃止を考えるヒント～
しかし、コミュニケーション手段が増え、PCだけでなく、個人用ドライブ、ファイルサーバなどのデータソースを利用することになり、ファイルが分散する傾向にあります。それにより「ファイル数が多く管理が困難」「同じ名前のファイルが分散されており、各ファイルでの差分が生じる」といった問題に直面する企業が増えています。
また、現行のコミュニケーション方法に対して、セキュリティ面やコスト面などで懸念を持っている企業もあると考えられます。こうした問題を、ラックは次のように解決していきます。
ファイルの一元管理によるセキュリティガバナンスの向上
社内用のファイル編集、社内外のファイル共有全てをBox上で実施することで、全ファイルに対するセキュリティレベルを統一します。また、ファイルの一元管理により、ファイル管理にかかる工数を削減できます。
ファイル共有時の誤送信対策
PPAPでは、誤った宛先に送信した場合に元に戻すことができず、誤送信先にファイルの削除を依頼するといった手間が発生します。Boxの場合、アクセスできるメンバーを制御できるため、セキュアなファイル共有が可能です。また、Boxのオープンリンクを用いてファイル共有をしている場合でも、誤送信に気付いた時点で共有リンクを停止することにより、以降の被害拡大を防止できます。
長期的に見た際のファイル管理費用の削減
オンプレミスのファイルサーバの場合、定常的な運用コストやサービス利用料に加え、バージョンアップなどのコストが発生することがあります。Boxはクラウドサービスであるため、導入企業は自身で運用する必要はなく、バージョンアップ作業もありません。
さらに、オンプレミスサービスには支払額が変動する従量課金制が多いですが、Boxは月額、年額など期間ごとに一定額を支払う固定費用であるため、予算組みをしやすいといったメリットもあります。
ラックだからできるBox提案
セキュリティ対策のパイオニアの知見を活かしたセキュリティ、UXの両立
社内外のコラボレーションや柔軟なファイル管理を期待し、Box導入を検討するケースは多いものの、ユーザービリティだけを優先してしまうと、セキュリティの観点で"穴"が空いてしまいます。一方で、必要以上にセキュリティを優先してしまうと、社内外のコラボレーションが進まず、Boxの価値を生かせなくなるケースも出てきます。
ラックには、30年以上にわたり培ってきたセキュリティの知見があります。その知見を基に、企業の業務スタイルに沿ったセキュリティとUXを両立した設定を実現できます。
また、Boxを導入したものの、設定内容などにセキュリティ面での不安を抱えている企業もあるでしょう。ラックでは、クラウドの設定ミスを事前に回避するためのサービス「SaaS設定診断」を提供しており、Box環境をヒアリングしてBox環境を診断し、診断結果を報告、対応策をアドバイスしています。
新たにBox導入を検討する企業も、Box導入済みの企業も、セキュリティを考慮した安全なBox環境を目指して、お気軽にラックにお問い合わせください。
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