行政との契約にも利用可能であることが正式に確認されたBox Signの活用

皆さま、「Box Sign」という機能をご存じでしょうか？
Boxの契約があれば課金を気にせずに利用できるという、これまでの電子署名機能にあった懸念点が払拭された、Boxの電子署名です。

電子署名サービスを提供している各社は、行政でも利用できることを明確に公開していましたが、Box Signにおいては不明確な状態が続いていました。しかし、2023年10月26日、グレーゾーン解消制度を活用し、行政（国・地方公共団体）との契約にも利用可能であることが正式に確認されました。

※ Box Sign、グレーゾーン解消制度を活用し 行政（国・地方公共団体）との契約にも利用可能であることを正式に確認 | BoxSquare

これにより、さらに活用が進むことが間違いないと考えられる、Box Signの活用方法についてお話しします。

Box Signとは

Box社が、2021年2月にオランダで電子署名サービスを展開していたSignRequest社を買収しました。同社の技術をBoxに組み込み、2021年11月にリリースされたのが「Box Sign」です。Box Signは、Boxの契約がBusinessプラン以上であれば、無償で利用できます。全社員で何回署名しても、ライセンス費用に含まれます。

また、BoxのUIを利用しての署名はもちろん、サードパーティアプリからもシームレスに署名を行えます。スマートフォンアプリにはAPIで組み込むことで、顧客やパートナーなど、組織内外の関係者に対しての提供にも適しています。

Boxを使うメリット

一般的な電子署名と、Boxならではのユースケースに分けて、Box Signを使用すると何が良いのかについて考えます。

電子署名では、書類のやりとりに郵便などの物理的な移動を要さない、紙に印刷する必要がない、物理的に保管されている書類を探す手間がないといったメリットがあります。特に、以下に挙げた書類で活用されます。

• 労働条件通知書
• 雇用契約書
• 関連子会社との契約書
• サービス・入会申込書
• パートナー契約
• パート・アルバイトとの雇用契約
• 不動産の賃貸借契約書
• 請負や業務委託契約書
• 海外との契約書
• PC・スマートフォン貸与誓約書

この中でも、特にBox Signに軍配があがるのは、数が多い処理です。

例えば、不動産の売買契約は金額が大きいため、DocuSignやAdobe Signといった専用ソリューションでも十分にコスパを感じられると思います。一方で、パート・アルバイトとの雇用契約や、比較的単価の低いサービス・入会申込書は、従量課金の費用負担が重くのしかかってきます。しかしBox Signなら、どれだけ署名してもBoxライセンスに含まれます。この点がBox Signを使用するメリットです。

Box SignとBox Relayを連携した、実際の設定とデモ

Boxには、Box内のファイルをトリガーとしたワークフローが含まれます。ここではワークフローと連動した実装例を説明していきます。

下の図では、採用を決定した入社予定の方に、「内定承諾書」を送付、入社予定の方は「内定承諾書」に署名してもらい、その後、契約書管理担当者のフォルダーに「内定承諾書」をコピーする流れを示しています。

署名用テンプレートの作成

今回は、Wordでテンプレートを作成しました。Wordを読み込んだ後は、AcrobatやWordのフォーム作成と同じ手順で、必要なフィールドをドラッグアンドドロップで設定していくだけです。

Box Relayの設定

その後、Signイベントを検知したら、ファイルアクションでファイルをコピーするという動きを実装しました。

設定完了！

ここまでの設定は、慣れてしまえば、5分程度で完了できます。
実際の署名依頼から署名までの操作動画は、以下の通りです。

さいごに

Boxの電子署名機能であるBox Signの活用方法をご紹介しました。冒頭で説明したとおり、行政でも使用できる電子署名機能です。重量課金を気にせず、複雑な設定もなく手軽に利用できる優れた機能です。動画を参考にしていただいて、ぜひこの機会にBox Signを試してみてはいかがでしょうか。

ラックでは、BoxやBox Signだけでなく、セキュリティ要件の対応、DX推進に対応したBoxの導入支援を行っています。気になることがありましたら、お気軽にご相談ください。

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