お互いを知り、認め合える場を作りたい！大規模オンライン社員大会の舞台裏

2,000人規模のオンライン社員大会、去年もやったから今年は楽勝だよね？
いえいえ、決してそんなことはありません！

実行委員はそれぞれ通常業務を抱える社員で、ほとんどが新メンバーです。新しい企画のとりまとめ、やること盛りだくさんの事前準備、配信未経験者が多い中でのライブ配信への対応......。最初は不安ばかりです。しかし、前回オンラインでやってよかった、楽しかったという昨年メンバーの実行委員への参加や、ポスター制作、配信サポートなど他にも多くの社員の協力で、2回目のオンライン社員大会の開催にこぎつけました。

有志で集まった実行委員が、一致団結して大規模イベントに取り組んだ舞台裏をご覧いただきたいと思います。

どんなイベントなのか、おさらい

ラックグループは、グループ会社を含めた全社員と役員が一堂に会する、年に一度のリアルイベントを行っていました。当日は経営トップからのメッセージや表彰、新入社員紹介、ゲスト講演などを中心に経営層からの発信を中心に構成していました。

しかし、コロナ禍で昨年からオンライン開催に。これを機に「社員」にスポットライトを当て、「ラックグループ社員の発信の場」にする構成へ変更しました。社員が社員を知り、その行動を認め合えるような場へと進化させたいという想いが詰まっています。

今年のテーマは、「LAC To The Future ～組織を知って、明日のヒントを得よう！～」です。 昨年のイベントを通じて、会社のことを伝えることはできました。今年はもっと掘り下げて、社内コラボレーションの活性化をしたいという思いからこのテーマになりました。お客様の課題や、自社の課題にぶつかったとき、違う組織やグループ会社のことを理解できていれば、一緒に取り組むこともできますよね。

2021年の企画をご紹介

今年のイベントでは、以下のような企画を用意しました。

• ラックグループ・クロニクル　～歴代の匠による劇的!!ビフォー・アフター～
  会社の変遷を秘蔵写真と共に、組織図の変遷を各社社員のインタビューと共に振り返る
• その疑問、社長が答えます。
  社員が抱える疑問について、ラックグループの各社社長が回答
• 「ここで仕事がしたい。」社員が働いてみたいナンバーワン組織を決めます。
  社員がラックグループの組織の魅力を紹介（並列セッション）
• 外部講演「今後のデジタル社会で活躍するためには」ラック社外取締役 村井純先生
  「日本のインターネットの父」と呼ばれるラックの社外取締役の村井純先生が講演
• 今の景色から、未来を語る
  ラックグループの各社事業責任者がそろい、各事業部や会社がどういった方向で、何をしていくか語る
• 注目組織、新入社員を動画で紹介
  注目組織や新入社員のコマーシャル動画をコンテンツの合間に配信

時間		企画
10:00〜10:10	10分	オープニング
10:10〜10:40	30分	ラックグループ・クロニクル　～歴代の匠による劇的!!ビフォー・アフター～
10:40〜11:00	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
11:00〜12:00	60分	その疑問、社長が答えます。
12:00〜13:00	60分	お昼休み ※12:10〜12:50 交流会
13:00〜14:10	70分	「ここで仕事がしたい。」社員が働いてみたいナンバーワン組織を決めます。
14:10〜14:30	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
14:30〜15:30	60分	今後のデジタル社会で活躍するためには（村井純先生ご講演）
15:30〜15:50	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
15:50〜16:50	60分	今の景色から、未来を語る
16:50〜17:05	15分	エンディング

時間		企画
10:00〜10:10	10分	オープニング
10:10〜10:40	30分	ラックグループ・クロニクル　～歴代の匠による劇的!!ビフォー・アフター～
10:40〜11:00	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
11:00〜12:00	60分	その疑問、社長が答えます。
12:00〜13:00	60分	お昼休み ※12:10〜12:50 交流会
13:00〜14:10	70分	「ここで仕事がしたい。」社員が働いてみたいナンバーワン組織を決めます。
14:10〜14:30	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
14:30〜15:30	60分	今後のデジタル社会で活躍するためには（村井純先生ご講演）
15:30〜15:50	20分	注目組織、新入社員を動画で紹介 ※休憩時間
15:50〜16:50	60分	今の景色から、未来を語る
16:50〜17:05	15分	エンディング

特に苦労したポイント

配信

昨年同様、Microsoft Teamsのストリーミング機能を使って配信を行いました。ライブイベント感を出したかったので、一部のコンテンツを除いて、事前の動画撮影はほとんどありません。配信で大変だったポイントについて、担当メンバーに聞きました。

「最初に机上で配信の構成を考えましたが、すぐにそれだとダメだと気づきました。」

「例えば、音声が聞こえないとなったとき、PCに原因があるのか、スイッチャーに原因があるのか、他の箇所に原因があるのか、切り分けできない構成になっていました。また、トラブルが起きたときに、配信を止めるしかない状況も発生しそうでした。もう一度大枠の構成を見直し、細かい部分をリハーサルや仮組みで詰めていきました。」

配信はオンラインイベントの肝です。昨年からのナレッジもありましたが、配信チームは未経験のメンバーが主体だったためすぐには活かせず、昨年に引き続き苦労することになりました。機材の構成や選定、セッティング、実際の操作に至るまで、すべてを配信チームが担当していたので、文字通り「手を動かしながら考える」ことを実践したそうです。

当日一番気がかりだったのは、配信する部屋が分かれるマルチトラックセッションです。いざというときにフォローできる体制を整えつつ、各部屋の担当に配信を任せました。リハーサル時から各部屋担当に配信を任せていたので、当日までにメンバー全員が多くの経験を積めたことがよかったです。当日も失敗を恐れず挑戦できました。

動画コンテンツ

企画の間に配信した動画は、アンケートで評判がよかったコンテンツの一つでした。組織紹介の動画が面白かった、というコメントを多くいただきました。各社、各組織には、どのように依頼したのでしょうか？

「基本は、3分の動画を作ってくださいと依頼しました。
不快にさせない内容であれば、組織の色を出し思い切りアピールしてくださいと。正直、動画を受け取るまではヒヤヒヤしましたが、全体的にレベルが高いものが集まりました。」

「昨年のイベントのときに動画を作成した経験や、コロナ禍で動画を作ったり見たりする機会が増えたからでしょうか。そして、自分の組織のPRになると皆さん、力が入るようです。チームで作成していると楽しくなってくるのでしょう。撮っていて、撮られてみて、楽しんでいる様子が伝わってくる動画が揃いました。」

配信時間に制限がある中、3分を大きく越えてしまう動画もあり、1分近くを削らなければならない作業が発生することもありました。しかし、全体を合わせてみて、最終的にちょうどいい時間に収まったように感じます。どの動画も力作揃いでしたので、来年以降も楽しみです！

ポスター

イベントの2カ月前、各イベントの企画内容が固まりつつありましたが、グループ各社にイベント告知ができていませんでした。昨年同様、告知のためのイベントポスターを作成することになりましたが、既存メンバーにポスター作成する余裕がある人、また得意な人もいなかったのです。

そこで昨年、ポスターを作成してくれた社員に助けを求めました。普段の仕事で、営業用の提案資料や、フライヤー作成を依頼されることが多いそうですが、デザインなどを行う専門職ではありません。それでも、ざっくりとしたイメージ、ある程度の色味や「かっこいい感じにしたい」「かわいくしたい」という提案があれば形にできるそうです。なんて頼もしい。

ポスターの作成を担当してくれた社員が大変だと感じた点は、二つあったそうです。

「一つ目は、途中参加のため、イベントのイメージが湧かなかったこと。実行委員の頑張りは見えるものの、イベントにかける思いがすぐにはつかめませんでした。」

「二つ目は、作成に関しては実行委員メンバーの総意が必要だったことです。
複数案のポスターに対し、なんとか一つのポスターに投票が集中した時はホッとしました。」

社長たちへの質問コーナー

社員の発信が中心とはいえ、トップ（経営者）の声は聞きたい、届けたい。そこで、グループ会社の社長に質問をぶつけ、回答してもらう企画「その疑問、社長が答えます。」が企画されました。

企画チームは、入社一年目、二年目の社員です。社長の西本に企画を説明する場で、思いっきりちゃぶ台返しを食らうことに。

企画の趣旨を説明し、こういう質問を聞きます、事前に回答を用意していただいて、こういう流れで進行します、と説明したところ、西本さんから「それっておもしろい？予定調和の流れなんておもしろくないでしょう！」と言われました。
一気に、青ざめました......。その後の社長の話が、全く頭に入ってきませんでした。

最終的には、質問に対してある程度自由に回答してもらう形でまとまりました。
いくつも企画があれば、こういうヒヤヒヤする場面は必ずあります。結果、トップの言葉が直接聞けてよかったという声が多く、企画は大成功でした。

今後も社員が発信し続けるグループイベントへ

今年も無事開催できましたが、来年はどういうかたちで行われるか分かりません。コロナが収まり、状況によってはリアルの開催を求める声も上がるでしょう。どのような形式でも、メンバーが入れ替わっても、会社や経営層、各組織のリアルな声を伝えるイベントとして、形を変えて成長していくものであってほしいと願っています。

また、イベント企画に興味がある方、ラックに入って私たちと一緒に大規模なイベントを作り上げてみませんか？ご応募お待ちしています。