2,000人規模のオンライン社員大会は実現可能？？担当者が語る工夫や成功のポイントとは

「2,000人を超えるグループ企業社員が全員参加するオンラインイベント！？そんな無茶な！」

申し遅れました。ラック経営企画の浅野です。
そんな無茶ぶりにも「やってしまえー！」となるのがラックという会社なのです。

そして、同じような境遇にあっている社内イベント企画担当者や、無茶ぶりをする経営陣の皆様の参考にしていただくために、オンラインイベントの準備や実施にあたって工夫（苦労）した点や、コツ、運営の裏側やオンラインならではの気づきなどについてご紹介していきたいと思います。

• 元々はどんなイベントだった？
• オンライン開催になったけど、どうする？
• 興味を持って視聴してもらう工夫
• オンライン開催ならではのプログラム構成
• オンライン配信のシステムと配信会場の設営は結構タイヘン！
• イベント告知はとても大切！
• オンラインイベントを実施しての気づき
• さいごに

元々はどんなイベントだった？

ラックグループでは、毎年各グループ会社社員と役員が一堂に会する「グループ全体会議」を開催していました。昨年度はおよそ2,000人が昭和女子大学の人見記念講堂に集まりました。しかし、ご存知のとおり新型コロナウイルス感染症の影響で、大人数を1か所に集めるなんてとてもできません。そこで、初のオンライン形式で2020年10月20日に実施すると決定されたのです。

実のところオンライン開催となる前から、このイベントの大まかな方針は決まっていました。
今年度は「グループイベントを社員が希望と成長を感じられる場に」をテーマにしていました。

具体的には、従来の「会社からの情報伝達型イベント」から大きく方向転換し、「社員による社員のためのイベント」にしようという目論見があったのです。そのために、まずは社員有志で「実行委員会」を募集し、チーム編成をしました。そして私たち経営企画は事務局としてサポートに回る体制を組んでいました。

イベント運営の核となる実行委員は、入社年次や年齢、職種、所属部門がバラバラで、大半がイベント準備の経験は初めてという19人のメンバーです。なお、この実行委員は「社内複業制度」を活用しており、本業とは別に兼務で他の活動へ参加できます。イベントの準備はボランティアではなく、業務の一環として取り組めるということです。

実行委員会のキックオフはコロナ騒動が広まる前の2020年1月下旬。メンバーの全員が会社経営とは普段縁がないという点でほぼ共通しており、その分「この会社やグループのことをもっと知りたい」という欲求も強く、様々な企画アイデアが出てきました。

そしてこの時点では、まさかオンライン開催になろうとは・・・誰一人として想像していませんでした・・・。

オンライン開催になったけど、どうする？

イベント開催予定日の半年前にあたる4月中旬、新型コロナウイルスの影響により全社で在宅勤務が実施されていました。当然ですが、集合型のイベントはあきらめ、オンライン開催にしようという決定が下されました。
準備までまだ時間があったのはよかったのですが、実行委員会メンバーにはオンラインの大規模イベントを実施した経験がある人はいません。

さて、どうしたものか？

どんな準備が必要か、想像もつかず困ってしまいました。
しかし、イベントテーマや目標は変わりません。ひとまずイベントの企画を練ることに専念し、具体的なオンライン開催の実現方法は並行して考えていくというアプローチをとりました。

なお、実行委員メンバーは関東一円に散らばっており、1月下旬のキックオフ後の打合せは全てMicrosoft Teams（以下、Teams）で行っていました。このため、緊急事態宣言が発令され在宅勤務になっても、イベントの打合せに全く影響がなかったことを付け加えておきます。テレワークのインフラが完備されていたことに助けられました。

興味を持って視聴してもらう工夫

2,000人規模のオンラインイベントとなるとTeamsの会議機能はそのまま使えず、「ライブ イベント」と呼ばれるストリーミング機能を使う事になります。ストリーミング機能は、多数のオンラインユーザーにコンテンツを配信できるメリットがある一方、配信にタイムラグが発生するなどの制約があります。

そのため、事前収録動画を流す方が進行はスムーズになるのですが、「当日参加する意味」を大事にしたいという実行委員の想いから、コンテンツの事前収録配信は必要最小限にとどめることにしました。ライブ感と、参加者からの双方向コミュニケーションを大切にしたかったのです。ライブ開催にこだわり、配信とともに視聴者とのやりとりができるよう方針を定めました。

ライブ配信のコンテンツは、実行委員の豊富なアイデアと社員目線ならではの企画が目白押しのプログラムになりました。その一例を紹介すると「グループ各社の凄い人を同僚や上司、部下が紹介する」といったものから、「グループの歴史を入社2年目の社員が社長に直接聞く」、「社外から講演者を招き、今後のキャリア形成のヒントとなるような講演をしていただく」などです。

ライブ配信特有の緊張感と、登壇者のドキドキ感が程よく伝わるといいなと考えました。

オンライン開催ならではのプログラム構成

プログラムを考える際に例年課題となっていたことの一つに、内容によっては「自分に全く関係がないや」と思われるコンテンツも出てくることです。興味関心を持ってもらえないとなると全社イベントの「一体感を醸成する」という目的を達成することができません。

やはり、一人ひとりの参加者が「見てみたい」と思い、「参加して良かった」と感想をもってもらえるイベントにしたいという思いがありました。

そこで考えたのが、内容の異なるコンテンツを3チャンネルに分けて同時配信し、自分が見たい、参加したいセッションを選べるようにする方法です。

よく大規模なカンファレンスでは、複数の講演トラックがあり聴講するセッションを選べますが、オンライン開催の場合はリアルな会場を準備しなくても、別セッションで開く会場を簡単に開設することができます。また、参加者自身に選択権があるのも、参加意欲を抱いてもらうのに効果的だったと思います。

また、例年のリアルイベントで業務都合のため参加できない、あるいは途中退席しなければならなかった人向けに、会議の様子を撮影・録画・編集をして動画を社内公開するという作業があり、かなりの労力を割いていました。

しかし、オンラインイベントは、Teamsの機能によって簡単に録画もでき、イベントの様子をそのままの状態でいつでも繰り返し見てもらう事ができます。イベント後の動画制作の作業から解放されるなどの効果もありました。

また、「せっかくなので同時配信の他の2チャンネル分もあとから見たい！」というニーズにも応えることができるなど、オンライン開催ならではのメリットもありました。参加者の中にはテレビのザッピングのように色々なチャンネルを見比べてから、面白そうなコンテンツを見るといった方々もいたようです。

オンライン配信のシステムと配信会場の設営は結構タイヘン！

今回のイベントを実現するためは、参加者には見えない様々な苦労や工夫がありました。

まずは、配信会場の準備です。複数のプログラムを同時配信するため、配信会場を4か所設置することになりました。感染予防のため、各会場でのソーシャルディスタンスの確保やアクリル板の設置、共有マイクの消毒手順などを整えるのはもちろん、別々に分かれた各会場の時間コントロールや配信状況チェックをするイベント統括本部も別に設けることにしました。

また、音声や映像の調整や配信、その切替えなどには様々な接続機器の操作が必要です。そのため配信システムの構成や操作の知識をもったスタッフが各会場に必要となります。

ラックグループには、社外のイベント運営や映像配信についてプロレベルのスキルを持った集団がいるのですが、彼らも同時期に開催される社外セキュリティイベントのオンライン開催でてんてこ舞いの状況で、残念ながら彼らの力を借りる事ができないことがわかりました。そのため、急遽グループ各社の有識者に協力を依頼し、システムの事前検証と試行錯誤を繰り返し、実施困難とわかった企画は一部変更するなどして、なんとか実現に必要なシステムと会場の環境を整えました。

イベント告知はとても大切！

オンライン開催の場合は「会場に行く」という強制力が働きません。そのため、コンテンツをより魅力的に伝えるためポスター等を作成したり、数日前からカウントダウン形式の告知で各コンテンツの見どころをピックアップしてお知らせしたりして、いかにイベントへの期待感をあおって、関心をもってもらうかという点に工夫を凝らしました。

おかげで、オンライン開催ながら、グループ全体で推定約1,600人の参加者となり、リアルイベントと変わらない参加を得ることができました。当初想定はしていなかったのですが、開催後も再視聴した人、見られなかった人の視聴などもあり、アクセス数はイベント後も伸びているという状況です。

オンラインイベントを実施しての気づき

結果として、今回のグループ企業を含む全社オンラインイベント開催は、初めてにも関わらず多くの参加者とそれぞれのセッションの盛り上がりを見ることができました。まずまずの成功を収めたのではないかと思っています。

成功の背景としては、グループ企業内でテレワーク業務環境が当たり前になっているということがあげられます。なにより、グループ全体で「ライブイベント配信そのものに関する問い合わせ」が皆無で、誰もが自然とイベント会場へ集まりプログラムを楽しんで視聴していたことが驚きでした。

また、午前と午後で計4時間半という長丁場のイベントだったにも関わらず「最初から最後まで全部見たよ！」というコメントをたくさんいただきました。「そんなの当たり前だ」と思われるかもしれませんが、その発言の裏には「内容が面白く、時間があっという間に過ぎた」という感覚があったように思います。

プログラムの合間にグループ各社制作のCM動画を挟むなど、飽きさせないための工夫も盛り込みました。なにより、コンテンツの自己選択権があったことが好評を得た理由だと考えています。

昨年までの集合イベント形式では、自分にあまり関係のない内容も強制的に長時間着席させられ、座席によってはかなり遠いスクリーンを眺めるだけ。同じ場所に集まっていても身体的につらい状況があったように思います。

しかし今回は自ら選んだコンテンツに参加し、自宅で自由な態勢でくつろぎながら参加できること。また「目の前のモニタ画面」ではっきり登壇者やスクリーンの画像が見られるわけです。リアルな会場よりも、ある意味「臨場感」を得ることができた方々が多かったのではないでしょうか。

さいごに

直前のリハーサル期間以外は、ほぼオンラインでのイベント準備となりましたが、場所の制約を受けない分、打合せへの参加率も高く、どうしても参加が出来ない時は会議録画を後日確認するといったことができたのもオンラインならではのメリットだと感じました。

社内各部門から集まった、地域や職種がバラバラの実行委員会メンバーも、毎回のコミュニケーションやオンライン懇親会などを通して、お互いに信頼関係をつくっていくことができ、その空気がイベント参加者にも伝播していったように思います。実際、キックオフの次に顔を合わせたのはイベント当日だったという方もいましたが、対面での会話が実は初めてだという事など全く感じていない様子でした。イベント終了後のメンバー間でお互いへの感謝や貢献を褒めたたえる言葉、そして何よりその笑顔がとても印象的でした。

奇しくも新型コロナウイルスの影響により決断した初の大規模オンライン社内イベントでしたが、従来の形式に比べても、思っていた以上に参加者に目的どおりの「価値」を届けられたように思います。とはいえ、今回準備が及ばなかった視覚や聴覚に障がいを持つ社員への配慮など、まだまだ改善余地もあります。今回得られた様々な気づきや経験を、次回以降のグループイベントに活かしていきたいと考えています。

さて、ラックグループ企業で実施した、大規模オンライン社員大会の裏側レポートはいかがでしたでしょうか？
もし、この記事を読まれた皆さんの会社にオンライン開催する社内インフラがあるようでしたら、ぜひオンライン全社イベントを実施されることをお勧めします。きっと、これまでと違った参加者のリアクションや社員の一体感などを、感じてもらえるのではないかと思います。