ゼロからはじめる仮想オフィス導入！日々の挑戦を失敗と成功の両面から赤裸々レポート

こんにちは。ラックIT戦略部の細野です。仮想オフィスoViceの伝道師（エバンジェリスト）を務めています。

この記事は前編『テレワークで失った「偶然の出会い」を取り戻せ！仮想オフィス導入のススメ』の後編となっています。まだご覧になっていない方は、ぜひそちらも一読ください。

ラックでは5月から仮想オフィス「oVice」を全社導入しており、私はエバンジェリストとしてoViceの利用を促進する活動をしています。前回は、この活動の中で、利用者獲得に有効だった施策にフォーカスしてお話しました。
今回は、その裏にあるたくさんの挑戦を、失敗と成功の両面からお伝えします。

日々挑戦し続けることに意味がある

利用者を飽きさせないためには、次々に施策を打ち出し、高速でPDCAを回すことが重要です。

現状、仮想オフィスは業務に必須のツールとは言えないため、新規利用のハードルが高く、定着に至るまでは試行錯誤が必要です。そのため、利用者の興味を引いた上で、飽きさせないための工夫が大切です。

そう言っても、はじめは「利用者が何に興味を持つのか？」「利用者の反響が良い施策とは何か？」がまったくわかりませんでした。なので、しっかり時間をかけて練った施策を打ち出すより、ひたすら思いつく施策をできることからやってみる方が良いと私は思っています。高速でPDCAを回して短いスパンで施策を打ち出し、データを蓄積していくことで、やがて施策の成功確率を上げることができます。

もし、あなたが新しいサービスや企画の導入担当であれば、高速でPDCAを回して施策を次々と打ち出すことをお勧めします。

失敗するだけ強くなる

突然ですが、みなさんは失敗を恐れずに挑戦できますか？

私はoVice伝道師就任当初、全社に向けて発信するこの活動で失敗することがとても怖かったです。しかし、ゼロから始めたことなので失敗しないで済むわけはなく、実際にこれまでたくさんの失敗を重ねてきました。

そこで、失敗する度に「なぜ失敗したのか？」「失敗しないために次はどうしたらいいのか？」を考え、次に生かすようにしてきました。
すると、少しずつ成功が増えていき、次第に失敗を恐れる気持ちより、挑戦する気持ちの方が強くなっていったのです。

ここでは、そんな私の失敗談を、余すところなくみなさんにシェアします。私の失敗が、これを読んだ皆さんの糧になれば幸いです。

失敗談①：イベントの落とし穴。負のスパイラルには気を付けろ！！

よく言われることですが、「自分ひとりの力には限界がある」ことを、改めて念頭に置いてください。

oVice伝道師就任当初、私は「何でも自分がやらなくては」という気持ちが強く、イベントの企画や運営をすべて自分でやっていました。
最初の1、2回は参加者も多く、順調に見えましたが、回数を重ねるごとに参加者はどんどん減っていきました。そして、時間の経過とともに、自分ひとりですべてを担うことによる疲労と、集客の伸び悩みによって「負のスパイラル」に入ってしまい、自分のモチベーションを保てなくなっていきました。

この経験をしてからは、イベントを決してひとりでやろうとせず、他の人と協力するようにしています。

失敗談②：盛り上げるためのサクラは重要！！

イベントを主催する際は、会を盛り上げてくれる「サクラ」の準備をお勧めします。
サクラというと良いイメージがない方もいらっしゃると思いますが、ここでは「イベントを一緒に盛り上げてくれる仲間」を指します。

以前いくつかのテーマを用意して雑談会を開催した際に、テーマによって集客にかなりのばらつきが出てしまったことがありました。それにより、話したいテーマの座談会に入っても他の参加者が居ないため、すぐに退場してしまう利用者がいました。こういった利用者は、イベントはもちろん、仮想オフィス自体にネガティブな感情を抱いてしまう恐れがあります。

利用者が仮想オフィスに対してネガティブになること避けるため、イベントでは各席にサクラを配置し、イベント全体が盛り上がる仕掛けを施すべきだと学びました。

失敗談③：情報発信へのスルーは当たり前⁉

全社向けに情報発信をしたとき、利用者のコメント返信率は3割程度で、基本的にはスルーされます。

仮想オフィスを盛り上げるため、業務必須のコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsにも、定期的にoViceの情報を投稿しています。その投稿にコメントが返ってくるのは3回に1回程度、リアクションも10件もらえたら良い方です。

しかし、がっかりしてはいけません。それは当たり前のことなのです。私がoVice伝道師に就任した当初、全社向けの活動で怖気づいていたように、全社向けの発言に慣れていない人の方が圧倒的に多いからです。たとえ投稿がスルーされても、折れない心で情報発信続けていくことが大切です。

失敗談④：仮想オフィスに出勤という見えないハードル

仮想オフィスに出勤することを、感覚的に理解できない利用者は多くいます。

以前、ある方から「仮想オフィスにいて何をしているのですか？」と質問されました。何をしているかと問われれば、もちろん仕事をしているのですが、「仮想オフィス＝会話ツール」という印象が強く、会話をしないで仮想オフィス上に居ることが理解できなかったようです。

物理オフィスに置き換えれば、隣で誰かが仕事をしていてもずっと会話をするわけではないですし、メンバーと積極的に話をする日もあれば、集中していて誰とも話さない日もあると思います。しかし、物理オフィスでは当たり前だったその感覚が、仮想オフィスになると理解できない人もいるようで、自分の感覚と利用者の感覚のズレを痛感しました。

失敗を糧に手にした成功

たくさんの挑戦と失敗を繰り返す中で、失敗する原因の究明と成功への足掛かりを作ってきました。そして、作ってきた足掛かりを使って、成功したことがいくつかあります。こちらもみなさんにシェアしますので、皆さんの成功への一助となれば幸いです。

成功談①：社内イベントは社内インフルエンサーの力を借りよう！

社内イベントは社内インフルエンサーと組むことをお勧めします。

早速ですが、皆さんの会社に社内インフルエンサーはいますか？社内インフルエンサーとは、社内で情報発信力のある人、巻き込み力のある人のことを指します。

社内インフルエンサーは、過去の経験からイベント慣れしている人が多く、企画・集客・告知・運営のすべてをあっという間に進めていきます。そしてなにより、過去の実績から「この人がやるイベントは楽しそう」と思わせる力があるため、人が自然と集まります。

イベントの成功確率を上げたいのであれば、社内インフルエンサーの協力は不可欠です。

成功談②：視覚的な変化は利用者の心を掴む！！

定期的なフロアデザインの変更は、視覚から利用者の興味を引き付けられます。

物理オフィスでは簡単には模様替えできませんが、仮想オフィスなら15秒でガラッとフロアデザインを変えられます。そのため、ラックでは2週間に1回くらいの頻度でoViceのフロアデザインを変更しており、仮想オフィスの定期利用者から良い反響が届いています。簡単に利用者満足度を高められるコストパフォーマンスの良い施策なので、ぜひ試してみてください。

成功談③：利用者定着にはこまめな情報発信が効果的！！

情報発信をしても利用者からコメントやリアクションがあまりもらえないのですが、見ている人は意外に多いです。なので、私の場合は週1回くらいの頻度で、ちょっとした情報でもシェアするようにしています。

シェアしている情報は、"イベント情報"や"アップデート情報"、"知ってトクする機能"などで、特に面白い機能を紹介すると反響が良い傾向にあります。

普段、コメントやリアクションがなくても見ている利用者は結構いるので、定期的に情報を発信し続けることをお勧めします。

成功談④：仲間がいると下がる出勤のハードル

仮想オフィスに出勤する感覚を理解してもらうには、一緒に仕事をしているメンバーと仮想オフィスに出勤してみることが効果的です。

一緒に仕事をしているメンバーと出勤するメリットは、同じ仕事をしているので会話をする機会が多いことと、顔見知りである可能性が高いので、雑談のハードルが下がることです。

ラックでは、テレワーク・デイズの取り組みの一環として"グループでoViceに出勤しよう"キャンペーンを行い、oVice出勤を促す仕掛け作りにも取り組みました。実際、グループのメンバーと出勤している方からは「oVice出勤のハードルが下がった」との声をもらっています。

しかしながら、グループで時間を合わせて出勤するのはハードルが高いようで、実際に出勤しているグループは一部しかありません。グループの利用率を上げることが今後の課題です。

最後に

現在、ラックでは仮想オフィスの導入期が終わり、定着期に入ってきています。
定着は一朝一夕ではできないため、今も挑戦の日々を過ごしています。

今回は導入期のoVice伝道師としての活動を、失敗と成功の両面からお話ししました。
仮想オフィスの導入担当者をはじめ、新しいサービスや企画を社内に打ち出している方にも、少なからず共感できる部分があったのではないでしょうか。

私が失敗から学んだことやそれを糧にした成功体験が、新しいサービスや企画の導入・展開で、いまあなたが悩んでいる課題を解決する糸口になれば幸いです。

そして、仮想オフィス導入を検討している方には、ぜひ私の失敗と成功を糧にして、よりスムーズに仮想オフィスの導入、そして定着ができることを願っています。