オンラインで内定式！新型コロナで変わる内定者とのコミュニケーション

こんにちは、採用推進室の大西です。

新型コロナウイルスの状況が予測できない中、10月1日に行う内定式のスケジュールが迫っていました。
大人数が一堂に会するリスクを考えると対面の実施は難しい。
でも、ラックを選んでくれた内定者のために内定式を実施したい・・・。

たくさん悩んだ結果、オンライン内定式の開催に踏み切った人事採用チームの取り組みをご紹介します。

• 入社説明会、面接が全てオンラインに
• 内定式もオンラインで！
• オンライン内定式の実施にむけて
• 内定式当日はどうだった？
• さいごに

入社説明会、面接が全てオンラインに

新型コロナウイルス感染拡大の影響で4月の入社式や新人研修がオンラインになる中、2021年度卒の新卒採用も急遽オンラインに切り替えて対応を進めていました。オンラインでの説明会、オンラインでの面接、一度も対面でお会いしたり会社訪問をしたりしないまま選考が進んでいくことに、エントリーいただいた学生の皆さんは不安だったと思います。私たちもオンラインのみの採用活動は初めてで、担当者は本当に心配の種が尽きませんでした。2021年度卒の内定を出し終えた後も、それは変わりません。

「内定者の希望とミスマッチはないだろうか」
「オンラインでの採用活動になったので、内定者は採用担当者だけでなく、同期にも対面で会っていない」
「通常であれば本社に来て雰囲気を感じてもらい、会社の一員になることを実感するはずなのに」
「内定者は今、何が一番不安に感じているんだろうか・・・」

悶々としながらも、内定式の日程は迫っていました。実施するのか、するとしたら対面かオンラインか・・・。
早く方向性を決めないと、いずれにしても準備が追いつかなくなります。

内定式もオンラインで！

採用チームは説明会や面接、インターンシップなどのオンライン化を推進してきました。オンライン化することによってこちらが一方的に話すだけの形式になっていないか、相手の表情を見逃していないか、自分たちの伝えたいことだけを発信していないかを常に気にかけて実施運営することで、参加者の満足度が高まります。

今までの経験から、相手の状況や気持ちに寄り添う運営設計こそが、自然な対話ができるオンラインイベント開催の大きなポイントだと考えました。採用チームなら満足してくれる内定式をオンラインでも実現できると信じ、初のオンライン内定式の実施に踏み切りました。

オンライン内定式の実施にむけて

2020年新卒までは、メールマガジンを通して内定者とコミュニケーションしていましたが、2021年度新卒はMicrosoft Teamsを利用するコミュニケーションに切り替えました。こちらの方が双方向的なやり取りに向いているからです。内定者全員の自己紹介や会社からのお知らせ、希望者を募ってのオンライン特別講義、情報セキュリティ分野の知識向上を支援するオンラインアカデミーの告知などを、毎週発信してきました。

そして、オンライン内定式が決定した8月。西本社長が内定者へメッセージを贈る、残暑見舞いを兼ねた動画の中で、「内定式はオンラインで開催します！」と社長が伝えました。動画を見た内定者の皆さんはどう思われたでしょうか。「えっ、本当に！？」でしたか？それとも「ああ、仕方ないよね。中止じゃなくて良かったよ」だったかもしれません。

さて、イベントを運営する場合、目で見える範囲のトラブルよりも、目に見えないところで発生するトラブルの方が対応は大変です。司会やサポートメンバー、事務局の運営に分かれ、どのタイミングでそれぞれがどんな動きをするのかを、Zoom開催と同時に動かすTeamsのチャットで状況を連絡しつつ、当日発生しうるトラブルへの対応方法を入念にリハーサルしました。誰かに接続などのトラブルが発生した場合すぐに他のメンバーと交代できるよう、全ての役割の人が無理なく運営できるよう調整を重ね、運営側の詳細確認は当日の朝11時まで断続的に続きました。

内定式当日はどうだった？

いよいよ迎えた内定式。当日は採用チームだけでなく、入社後の人材育成を主な業務とする育成チームも加わり、チーム人事一丸となって臨みました。内定者の集合時間になったので、私たちがオンラインで出席を確認しているとまだ集合できていない内定者が・・・。すぐにTeamsで「電話して確認してください」と指示を出し、無事に開始前に50人の内定者全員が揃いました。

内定式はZoomをメインに利用した三部制で、第一部は、代表者への内定証書の交付、髙梨会長そして西本社長からのメッセージ。会長、社長ともに「次は実際に対面で逢って話せることを楽しみにしています」と締めくくられていたことが印象的でした。第二部では、執行役員より会社の事業についてご説明。第三部はZoomの「ブレイクアウトルーム」という機能を使って、内定者を5チームに分け、自己紹介やグループ対抗のクイズを実施しました。

クイズの答えを発表している中でも、「あっ」という残念そうな表情や、嬉しそうな表情も見せてくれる内定者の皆さんの反応に安心しました。オンラインでも対面と同じ、いやそれ以上に積極的に「対話」に参加してくれていて、新しい時代に対応し変化できる仲間だという期待が高まるばかりです。

舞台裏で、実はちょっとした接続トラブルは発生していました。急遽担当を変えていた部分もありました。しかし、トラブルが発生しても落ち着いて共有し、すぐに次のアクションができたのも、事前の運営設計と経験があったからだと思っています。

こうして無事に、初の試みであるオンライン内定式は終了しました。

さいごに

新型コロナウイルスの影響で環境はどんどん変化していきますが、マイナスに捉えず、オンラインでできることを活かした内定式を実現できて良かったです。対面か、オンラインか、手段は変わっても内定者の皆さんを歓迎して、お互いの理解を深めたいという目的は達成できたように感じます。

なお、8月に実施したオンライン・インターンシップに続き、オンラインでの会社説明会は、画面越しにラックの社風が良く伝わると参加者から声をいただきました。今後も実施しますので、ご興味のある方はぜひご参加ください。